祕書基礎知識要點整理
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祕書基礎知識要點整理1
(一)檔案材料的收集:
1、建立,健全立卷歸檔制度,確立歸檔範圍,歸檔時間,保管期限;
2、對遺缺不全的檔案,採取不同措施,積極收集齊全;
3、及時催辦理完畢的文件上交回收,在次年檢查齊全後整理立卷歸檔。
(二)檔案的歸檔,立卷與管理。
1、區分全宗,確定立檔單位。
2、分類。依據檔案來源,時間,題目,內容,字母順序分成若干層次和類別。
3、歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。
4、案卷排列。立卷按永久,長期,短期分別組卷,卷內文件把正文,底稿,附件請示和批覆放在一起,編制案卷目錄和案內目錄,並複印出四至五份。
5、整理案卷,使之厚度適宜,控制在1cm至2cm之間,材料過窄應加襯邊;材料過寬應摺疊整齊;字跡難辨認的,應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。
6、對所有公司檔案系統排列,確定保管期限,編制檔案目錄(卡片),按一定次序排列和存放。
7、每年對檔案進行一次清理:清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和複製。
(三)檔案的保管:
1、防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2、公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;
3、做好檔案室的'防盜,防水漬,防潮,防蟲蛀,防塵,防鼠害,防高溫,防強光等工作,門窗應結實牢固。
(四)檔案的鑑定:
1、從檔案的內容,來源,時間,可靠程度,名稱等方面鑑別檔案的價值。
2、確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久,長期,短期三種。介於兩種保管期限的,保管期限從長。
(五)檔案的銷燬:
1、對已失效的檔案,認真鑑定,編制銷燬清冊,該清冊永久保存;
2、辦理銷燬手續,經董事會或總經理批准,方能銷燬;
3、銷燬時要有二人以上監銷,關在清冊上簽字。
4、公司應採取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。
(六)檔案借閱,利用工作
1、凡需使用檔案者,均須填寫文件調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導籤批後方能調閱
2、卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件,資料可外借。外借的須辦理登記手續。
3、借閱期限不得超過3天。
祕書基礎知識要點整理2
收發文處理
一、繕印文書
1、 含義:對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及複印機複印等工作。
2、 要求:文字準確,字跡工整清晰;符合規定體式,頁面美觀大方;不隨意改動原稿;
裝訂齊整牢固;注意保密。
3、 文件的繕印應該以定稿爲依據,以簽發批准的份數爲準,不能隨意增減。
4、 工作程序:確定印製的文書-〉確定印製格式-〉完成印製-〉交付印製的文書。
二、校對文書
1、含義:根據定稿對文件校樣進行覈對校正。
2、校對的內容:校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規範字體字號。檢查版式、標題是否端正,頁碼是否連貫,行字距是否勻稱,版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統一,有無需調整和改版之處。
3、工作程序:準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉覈對校正。
三、用印
四、傳閱文書
1、含義:在工作職責範圍內傳遞閱讀文件。
2、工作程序:確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續-〉檢查清理文件。
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