關於電話禮儀的知識
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關於電話禮儀的知識,無論你是從事哪一個行業,每個人都需要掌握一些禮儀,這樣在工作中老闆纔會覺得你是一個可靠的人。禮儀能夠讓你在職場中避免一些麻煩,今天小編就教你一些關於電話禮儀的知識。
電話禮儀的知識1
轉接客人或上司的電話
轉接電話時,一定要問清對方的姓名和單位。切記要重複確認轉達的內容;
在爲客人或上司轉接電話時,一定要等到雙方通了話,再輕輕放下自己的聽筒;
接轉了幾次都無人接聽,則每一次都要跟對方說:“對不起,請稍等。”
清楚對方來歷和用意時,先不要掛線,經請示後再處理。
客人或上司在開會時的電話接聽
首先向對方解釋客人或上司正在開會,禮貌詢問問對方是否需要留言
如有留言,應按電話備忘錄的要求做好記錄
如對方執意要通話,應記下其基本資料,請對方稍等,隨後將資料寫在便條上送交客人或上司並等候吩咐。
受話人正在會客時的電話接聽
首先應跟對方解釋並詢問是否需要留言或勸其過會兒再打來;
如遇緊急情況,應請對方稍候,設法聯繫客人或上司以聽其吩咐;
若受話人正在參加重要會議,則應禮貌致歉,婉勸對方過會兒打來;
上司或同事外出後的電話接聽
說明上司或同事的大致去向;
說明大致的返回時間;
詢問對方是否需要其它人代聽電話或留言;
如在辦公室接到別人打給上司的電話而上司又不在,應避免回答“沒有來”或“一直未見到”,“還未來上班”等,而應答覆“他/她 暫時不在辦公室,有什幺事可以代勞呢?”等等。
公司內的工作電話
如有事求見上司,尤其是總經理或副總經理,一定要先用電話聯繫,請祕書轉告或安排時間;
與同級同事聯絡也應先通電話,約定時間、地點,不要隨便打擾別人;
談話結束時,一定切記輕放電話。
電話禮儀的知識2
(一)打電話的禮儀要求
1、選好通話時間
應根據受話人的工作時間、生活習慣選好打電話的時間。比如,白天宜在早晨8點以後,節假日應在9點以後,晚上應在22點以前,以免受話人不在或打擾受話人及其家人的休息。如無特殊情況,不宜在中午休息時間打電話。與外國或邊遠省份通話時,也要注意時差及生活起居習慣,免得雙方通不上話或心裏不快。
2、查清電話號碼
打電話前應事先查清對方的電話號碼後在撥,一旦撥錯,應向接電話者表示歉意。撥通後暫時無人接,應耐心等待十幾秒再掛斷。
3、明確對方身份
接通固定電話後,先問對方的單位或者戶名是否正確,然後報出受話人的姓名,不要冒失地喊要找“XXX”,如果對方問你姓名,一般應告訴對方,如不便告訴,也應委婉地謝絕,而不要粗魯地說“你管我是誰”說反問人家“你是誰”;接通移動電話後,先確定是否對方,然後告訴對方自己的姓名,不要一直讓對方猜你的.姓名。
4、使用祈求敬語
打電話時,特別是固定電話,對方的第一個受話者往往不是你要找的人,而你讓人家給找,這是求人的事,一定要用請求和恭敬的語言,如:“麻煩您”“請您幫我找一下”等,而不要理直氣壯地像命令似的說:“喂,給我找XXX!”這顯得極不尊重,也容易碰釘子。
(二)接電話的禮儀要求
1、電話鈴響後應馬上接聽
不論你在忙什麼,應主動迅速接聽,最好在三聲之內接聽,不要任意耽擱。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心裏會十分急躁,你或你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電話鈴聲後,附近沒有其他人,我們應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的,這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲纔拿起話筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。
2、保持喜悅心情並認真接聽
打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由於面部表情會影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱着“對方看着我”的心態去應對。也絕對不能吸菸、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候,彎着腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,儘可能注意自己的姿勢。接電話時要放棄一切閒談,認真聽取發話人的問話和要求,不要和別人邊聊天邊接話,這極不禮貌。
3、結束通話前的禮貌
要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道別,說一聲“再見”,再結束通話,不可只管自己講完就掛斷電話。有時,你正忙碌得不可開交,可對方卻聊個不停,你就可委婉地說:“老兄,咱倆真想聊它個幾天幾夜,可眼下有個急事催着,改天咱們好好聊聊怎麼樣?”
4、別人找錯時應以禮相待
當你接通電話時,對方會因撥錯號、竄線等原因並非找你或者你單位。這時,你應和氣地告訴對方:“你掛錯了,這裏是XXX”
你不要表現出很生氣的樣子,更不要破口大罵對方,很容易引起不必要的麻煩。
(三)使用手機的特別禮儀
隨着社會的發展,手機使用的範圍越來越大,因此,有必要特別介紹一下使用手機的禮儀。
1、注意場合
在社交場合,你至少要做到以下幾點:將鈴聲降低,以免驚動他人;鈴響時,找安靜、人少的地方接聽,並控制自己說話的音量;如果在車裏、餐桌上、會議室、電梯中等地方通話,儘量使你的談話簡短,以免干擾別人。如果下次你的手機在響起的時候,有人在你旁邊,你必須道歉說:“對不起,請原諒”。然後走到一個不會影響他人的地方,把話講完再入座。如果有些場合不方便通話,就告訴來電者說你會打回電話的,不要勉強接聽而影響了別人。
2、注意個性化鈴聲
個性化鈴聲如一個人的服裝,必須符合個人的身份。少女穿超短裙很美,但老婦人穿則顯得不倫不類。像“小狗你好”“爸爸來電了”“鬼子進村啦”“有話快講,有屁快放”等個性化鈴聲一定要慎重使用。
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