不同溝通方式的效率
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你知道不同溝通方式的效率是多少嗎?在職場中,因爲工作原因,我們少不了要和同事們交流溝通,而這時候,選擇什麼溝通方式就是很考驗能力。下面小編爲大家分享一下不同溝通方式的效率,感興趣的朋友趕緊來了解一下吧。
不同溝通方式的效率1
不同溝通方式的效率
1、面對面交流的效率:51%
面對面說清楚是比較容易的,無論是通過電子郵件還是電話,這些通過媒介進行溝通的方式總是讓人感到中間有一堵牆。有時兩三句話就可以當面解釋清楚,也許我們得在電話裏解釋十來句 ,因爲我們會誤解別人的意思和語氣。如果是面對面的溝通,別人的表情和動作可以幫助我們判斷對方到底想表達什麼。
缺點:如果雙方脾氣都很暴躁,不善於控制自己,在遇到摩擦時,很容易將溝通升級爲爭吵。
2、跨部門會議溝通 有效率:19、6%
因爲通常有上級負責,會議中很少有爭吵,可以平靜地解決一些問題。而且,在會議之前,雙方都會做好準備,溝通過程會比較有組織、有效率。
缺點:這種方式存在一個突出的問題,因爲上級在場,有些話不敢暢所欲言,而且會議時間有限,所以往往無法徹底解決問題。
3、電子郵件溝通 有效率:8、8%
通過電子郵件,白領們可以說的.最完整、最有條理,因爲他們在郵件發出前有足夠的時間思考,還可以隨時補充缺失的問題,在一些細節的交流中,電子郵件是一個不錯的選擇。
缺點:由於比較費時、效率低下,往往不會成爲溝通的首選。很多人因爲擔心對方收不到郵件,導致重複工作,不得不打電話求證。
4、溝通在於態度
溝通方式不是唯一的。對於同一事物在不同的階段,或者對於同一對象在不同的事件中,我們可以選擇的溝通方式也應該是靈活的,適合人和事的。在極端情況下,我們可能不得不採用各種溝通方法來解決問題。
然而,無論採用哪種溝通方式,達成有效溝通的最重要因素都是態度。在溝通之前,要站在別人的角度思考,瞭解和理解對方的困難。當你在交流中遇到尷尬時,記住你的感受,不要讓別人也遇到同樣的尷尬。如果你能用真誠和他人交流,你也會得到同樣真誠的回報。
不同溝通方式的效率2
職場不同溝通方式的注意事項
一、即時信息
1、提供背景脈絡資訊
你覺得十萬火急而且瞭若指掌的事,對別人來說可能不是如此。請儘量提供適當而且足夠的背景脈絡資訊,才能讓雙方討論沒有障礙:「我現在正在把訂單收尾定案,你記不記得Acme公司的聯絡負責人叫什麼名字?」「我在做公司簡報,你記不記得我們去年新聘了多少人?」「我在決定交通方式,你會跟我們一起去吃午餐嗎?」
2、問題不要超過三個
要記得,即時信息是用來得到立即的答案、讓事情繼續,而不是拿來討論合作的工具。如果後續的問題會超過兩個,還是打電話吧。
二、手寫便條
如果是當作需求建議書(RFP)、在訪談或面試後要再有個追蹤,或是特別感謝某個同仁組員,傳統的手寫便條會是個好選擇,而且通常這時候並不需期待對方有所迴應。便條可以吸引對方的注意力、得到競爭優勢,並且帶來情感連結。一張手寫的「會開得太棒了!」便利貼,效果可能會遠比電子郵件來得更長久。而且,便條的說服力可能超乎想像,提醒的效果也比較高(特別是親手送達的話)。但當然還是要有限度,真正特殊的時候才手寫便條,可別在平常就把別人的桌子給貼滿了。也要記得:
1、字跡必須清楚易讀
2、儘可能寫得清楚明白,也就是該簡短一點。
3、該寫就立刻寫
有些人想有更正式的迴應,於是覺得不該現在寫便條。但在這種情況,手寫便條可以做爲開場,像是「很快會送上正式謝函」,就能很得體地抓住別人的注意力。(但可別忘了真的要送正式謝函。)
三、電話
如果要講的事很多、或是牽涉到敏感話題,與其用電子郵件不斷往返,還不如用電話快速講一講、或是直接見個面。而如果需要多方參與,這時候可能就該安排更有架構組織的會議或是電話會議。打電話、見面或開會溝通要順暢,有以下祕訣:
1、讓對方有足夠準備時間
2、要讓對方有時間想好完整的迴應,也要有充分的發言時間。如果對方正在趕截止期限,或是正要去見客戶,最好晚點再談。
3、提供背景脈絡資訊
4、想讓對方快速進入狀況,通常需要提供人、事、時、地、原因等資訊。這和寫信的時候不太一樣,講話反而可以有更多發揮空間。
五、電子郵件
1、慎選收件人
在「收件者」和「副本」這兩欄要放對人。那些該知道情況、但不需要有動作或迴應的,就該放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」這個功能,這無疑是最常被濫用的電子郵件功能之一。只有在回信內容真的和信件串所有人都相關的時候,才能使用。
2、編寫信件主旨的時候,請考慮「未來能夠搜尋」
這種事總會發生,所以信件主旨最好能把該做什麼事、截止日期都放進去。我們有一位客戶,就會在主旨開頭寫上「IO」(InformationOnly,僅供參考)或是「AR」(ActionRequired,需要行動),像是這樣:「IO:第一季摘要報告。」你也可以自由把主旨修改成信件串當時需要的格式,像是如果已經完成了「會議摘要」,就能把主旨改成「下一階段任務於週四前完成。」
3、抓住重點
在信件開頭,記得先用兩句話簡單扼要寫出重點。像是「我不確定下一步該做什麼,可以請你在明天下午三點幫我審一下這個新提案嗎?」,接着再談細節。因爲你不能確定對方讀信的時候是不是電話講到一半、或者只是用開會空檔讀信,所以重點務必清楚。
4、簡要爲上
電子郵件太長,就會讓人很有壓力,在智能手機的熒幕尤然。枝微末節的資訊就該省掉,好讓重點信息能更突出。
在今天的職場上,「能夠順利傳達重點」的必要性愈來愈高,而這也代表必須對自己選擇的溝通方式負責,包括溝通用的形式、以及溝通時的用字。別忘了,講到商業寫作,重點是要得到所需要的迴應。儘量讓對方容易回覆,就能帶來雙贏。
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