10招提高你的工作效率
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10招提高你的工作效率。在職場上打拼的人都知道工作效率是很重要的,效率慢那就意味着要加班加點才能完成工作,提高工作效率迫在眉睫。那麼接下來小編帶大家一起詳細瞭解下10招提高你的工作效率。
10招提高你的工作效率1
一、搞清楚工作的目標與要求,可避免重複作業,減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括:我現在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情,避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?
二、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
對於許多人來說,拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時,應該先問問自己:“我想要做什麼?或是不想要做什麼?什麼對我纔是最好的?”你必須考慮,如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度,而且會因爲你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了,是否真的可以達到對方要求的目標?
三、主動提醒老闆排定優先級,可大幅減輕工作負擔
“手邊的工作都已經做不完了,又丟給我一堆工作,實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當地反映真實情況?如果你不說出來,老闆就會以爲你有時間做這麼多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這麼多的工作,爲什麼不主動地幫助老闆排定工作的優先級?你不是不做,但是凡事有先有後。提醒一點,討論的過程中必須時時站在主管的立場思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題,而不是把問題推給主管。當然,更不應該自己承受問題。
你是不是從早忙到晚,感覺自己一直被工作追着跑?但你的忙亂也許不是因爲工作太多,而是因爲沒有重點,目標不清楚,所以才讓工作變得越來越複雜,時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘,在信息龐雜、速度加快的職場環境裏,我們必須在越來越少的時間內,完成越來越多的事情。
四、報告時要有自己的觀點,只需少量的信息即可讓老闆感到滿意
多數人在向主管或是老闆報告時,總是擔心信息不夠多,“萬一老闆問起來,答不出來,該怎麼辦?”根據商業心理顧問公司的心理學家約翰維佛所進行的研究,有10%到15%的人在面對老闆時會有恐懼的心理,而且如果向老闆報告時手中的數據不夠多,感到恐懼的人數比例又會更多。
其實,這種擔憂是多餘的。太多的信息會變得沒有重點,如果又缺乏解釋,對於老闆一點幫助也沒有。“內容精簡,切中要點,最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多位資深主管對於簡報內容的要求時,所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模棱兩可的描述。向老闆報告時,要能精準地掌控時間。
五、簡報時增加互動的機會,可縮短簡報的內容與報告的時間
真正成功的簡報在於清楚而正確地傳達信息,創造溝通與對話的機會,進而讓對方因爲你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此,重點不在於簡報,而是溝通的質量。你不只是“報告”,而是要引發雙向的對話,試圖影響對方。
在做任何的簡報之前,你必須思考以下三點原則:希望聽衆聽完簡報之後記得哪些重點?聽衆會有什麼樣的感受?你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定?
接下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式,就是把聽衆想知道的重點轉換爲問題,這樣不僅可以立即吸引聽衆的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話,提出問題,可以讓你和觀衆有互動的機會。這樣一來,50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容,其餘的時間應該是與聽衆互動。
六、有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件的內容,除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
你是不是從早忙到晚,感覺自己一直被工作追着跑?但你的忙亂也許不是因爲工作太多,而是因爲沒有重點,目標不清楚,所以才讓工作變得越來越複雜,時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘,在信息龐雜、速度加快的職場環境裏,我們必須在越來越少的時間內,完成越來越多的事情。
七、郵件內容儘量精簡,節省寫信的時間並增加對方響應的機會
“最容易閱讀、理解與回覆的信件,最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時,一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,節省對方的時間。該怎麼做呢?你必須:1、把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的範圍內。2、超過20個字就應換行。3、如果超過3行必須空行。
八、當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變
不論你提出什麼樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒有溝通的可能時,這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發揮的空間。這是選擇的問題,無關乎好與壞。
九、只要取得信任,不需要反覆的溝通,同樣可爭取到你要的資源
老闆對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什麼是讓你的老闆感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成,還是無法掌控情況,對於未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當你在爭取預算時,必須先想清楚老闆可能擔心的問題,作爲你說服老闆的理由,這是最有效的。
而且,不要只強調你的單位或是部門的需求,你爭取預算的目的是爲了幫助老闆解決問題,達成目標。所以,你的'重點在於老闆所擔心的問題,而不是預算數字。
當你第一次提出要求時,最重要的是讓老闆瞭解你的提案,會議時間越短越好,最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算,這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老闆願意再次討論預算的問題,通常成功機會可高達八成以上。
十、專注工作本身,而不是業績評量的名目,才能真正有好的表現
你要做的只有以下兩件事情:
1、至少每個月詢問你的主管:“我做得如何?”儘量提出具體的問題,例如:“老闆對於我所排定的進度是否有什麼意見?”“我想會議流程非常順暢,你認爲還有地方要改進的嗎?”
你應該隨時和主管溝通自己的工作表現,而不是隻有在每年一次的業績評量,這樣你可以事先知道自己的缺點在哪,及時做出改正,同時也可以瞭解主管的期望。
2、至少每個月詢問:“原先的工作安排有沒有必要調整?”也許你的目標是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環境有所改變,先前所設定的目標勢必做出調整,所以應該隨時確認最優先的目標是哪些。
10招提高你的工作效率2
一、提高工作效率的方法
1、學會判斷任務優先級
每天手頭的工作很多,既有正在進行中的,也有被領導和同事臨時甩過來的,如果不分輕重緩急,就會感覺毫無頭緒,倍感焦慮。因此,需要學會根據這樣兩個維度判斷任務的先後順序。即:重要性(重要vs。不重要 )與緊迫性(緊急vs不緊急);根據這兩個維度可以劃分出4個象限,將待辦事項依次放入4個象限,就可以清晰判斷出,緊急而重要的事情一定是最優先級,需要馬上處理的。
2、給你自己更少的時間
都說時間是海綿裏的水,雖然不要求你榨乾自己,可是爲了提高工作效率,你可以試試壓縮時間。你已經爲這一天創建了待辦事項列表,現在你坐在那裏不想開始。挑戰一下你自己。只給自己中午之前的時間來完成列表上的每一件事情。
3、擺脫干擾
你可以通過擺脫所有干擾的方式提高你的效率。當你必須絕對專注於某一個任務以完成它的時候,關掉你的電子郵件,禁用社交媒體,關閉那些會發出嗶嗶聲的東西,也不要讓你的智能手機發出提示告訴你又有新消息,這樣就會變得更有效率。只要讓這些干擾中斷一個小時,你就可以完成很多的事情。
二、提高自己工作效率,你還可以總結出這些規律:
1、做好準備工作
在開始做事之前,把一切準備就緒把辦公環境弄得乾淨、整齊、舒適。把做事中要用到的資料、工具都準備好。讓自己感覺很能幹、高效,只要一坐下來就願意投入工作。
2、發揮你的特殊才能
經常詢問自己:我到底擅長做什麼?什麼事情對別人來說十分困難、在你卻是輕而易舉就能夠完成的?我最喜歡自己工作的哪些方面?過去我爲什麼能獲得成功?迄今爲止,什麼樣的行動爲你帶來了生活和工作上的成功?如果可以任意選擇一份工作,我會幹什麼?確定自己最擅長或者可能擅長的事情,然後全身心地投入到這些工作中,力爭精益求精。
3、每項工作都全力以赴
根據事情的輕重緩急來安排工作順序,先處理那些最重要的事情,全心全意、持之以恆,直到百分之百完成任務,這是提高工作效率的方法。這是工作高效、業績突出的關鍵所在。
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