職場中不同的溝通方式需要注意些什麼
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職場中不同的溝通方式需要注意些什麼,很多新人小白都會遇到職場上的一些問題,懂得人際交往也是職場制勝的法寶,提升自己的能力纔是頭等大事,人外有人天外有天,職場中不同的溝通方式需要注意些什麼教你在職場站穩腳跟。
職場中不同的溝通方式需要注意些什麼1
1、即時信息
要記得,即時信息是用來得到立即的答案、讓事情繼續,而不是拿來討論合作的工具。如果後續的問題會超過兩個,還是打電話吧。
2、手寫便條
如果是當作需求建議書(RFP)、在訪談或面試後要再有個追蹤,或是特別感謝某個同仁組員,傳統的手寫便條會是個好選擇,而且通常這時候並不需期待對方有所迴應。便條可以吸引對方的注意力、得到競爭優勢,並且帶來情感連結。一張手寫的「會開得太棒了!」便利貼,效果可能會遠比電子郵件來得更長久。而且,便條的說服力可能超乎想像,提醒的'效果也比較高(特別是親手送達的話)。但當然還是要有限度,真正特殊的時候才手寫便條,可別在平常就把別人的桌子給貼滿了。也要記得:
字跡必須清楚易讀
儘可能寫得清楚明白,也就是該簡短一點。
該寫就立刻寫
有些人想有更正式的迴應,於是覺得不該現在寫便條。但在這種情況,手寫便條可以做爲開場,像是「很快會送上正式謝函」,就能很得體地抓住別人的注意力。(但可別忘了真的要送正式謝函。)
3、電話
如果要講的事很多、或是牽涉到敏感話題,與其用電子郵件不斷往返,還不如用電話快速講一講、或是直接見個面。而如果需要多方參與,這時候可能就該安排更有架構組織的會議或是電話會議。打電話、見面或開會溝通要順暢,有以下祕訣:
讓對方有足夠準備時間
要讓對方有時間想好完整的迴應,也要有充分的發言時間。如果對方正在趕截止期限,或是正要去見客戶,最好晚點再談。
提供背景脈絡資訊
想讓對方快速進入狀況,通常需要提供人、事、時、地、原因等資訊。這和寫信的時候不太一樣,講話反而可以有更多發揮空間。
4、電子郵件
慎選收件人
在「收件者」和「副本」這兩欄要放對人。那些該知道情況、但不需要有動作或迴應的,就該放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」這個功能,這無疑是最常被濫用的電子郵件功能之一。只有在回信內容真的和信件串所有人都相關的時候,才能使用。
抓住重點
在信件開頭,記得先用兩句話簡單扼要寫出重點。像是「我不確定下一步該做什麼,可以請你在明天下午三點幫我審一下這個新提案嗎?」,接着再談細節。因爲你不能確定對方讀信的時候是不是電話講到一半、或者只是用開會空檔讀信,所以重點務必清楚。
簡要爲上
電子郵件太長,就會讓人很有壓力,在智能手機的熒幕尤然。枝微末節的資訊就該省掉,好讓重點信息能更突出。
在今天的職場上,「能夠順利傳達重點」的必要性愈來愈高,而這也代表必須對自己選擇的溝通方式負責,包括溝通用的形式、以及溝通時的用字。別忘了,講到商業寫作,重點是要得到所需要的迴應。儘量讓對方容易回覆,就能帶來雙贏。
職場中不同的溝通方式需要注意些什麼2
不帶情緒溝通
任何人都會有情緒不穩定的時候,但是在工作中誰都不會同情你,千萬不要把你的情緒帶到工作中,不然只會誤傷他人、甚至影響你的職業發展。
杜絕抱怨工作
在工作中,都會有很多讓人頭疼的事情,但是千萬不要抱怨,而是應該找出更多的解決辦法,這樣才能夠讓你在困難的工作中獲得成長。
學會讚美同事
在工作中,經常會與很多同事打交道,在交流過程中,一定要學會找到對方的優點並適當地讚美,這樣也會增進彼此之間的感情,讓你容易開展正常的工作。
言簡意賅表達觀點
在會議上,對於一些自己工作崗位上的建議,一定要想好了之後再說,語言最好簡練,因爲沒有多少人願意聽你的廢話,只會認爲你的表達能力有限。
遇到衝突換位思考
在平時的溝通中,總會遇到一些小衝突,但是在這個時候,你一定要學會冷靜思考,學會換位考慮,這樣就能夠理解對方的感受,也能夠更好地解決問題。
主動彙報工作
作爲企業的領導,都比較喜歡主動做事的人,如果你能夠主動彙報自己的工作情況,而不是等到領導催促,這樣會加深領導對你的好感度。
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